Datenschutz für Geschäftspartner

Verantwortliche für die Datenverarbeitung:

Institut Dr. Schrader Creachem GmbH

Institute Dr. Schrader International GmbH

Max-Planck-Str. 6
37603 Holzminden
Tel. 05531 / 9313-0
E-Mail: info@schrader-institute.de

Datenschutzbeauftragter

Für eventuelle weitere Auskünfte und Erläuterungen können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

Dr. Heiko Nerenz, Telefon: 05531 / 9313-0, E-Mail: datenschutz@schrader-institute.de

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zu folgenden Zwecken:

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Vertragsverhältnisses mit Ihnen. Dazu zählt die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten und die Kommunikation mit Ihnen. Personenbezogene Daten werden von uns vor allem zur Beantwortung von Anfragen, zur Ausführung von Dienstleistungen, zur Rechnungsstellung und zur Erstellung von Angeboten erhoben. Dabei werden grundsätzlich nur die Informationen verarbeitet, die Sie uns selbst mitteilen und die sich aus dem Vertragsverhältnis ergeben. Bei der Abwicklung von geschäftlichen Vorgängen entstehen z. B. auch steuerrechtlich relevante Dokumente wie Handels- oder Geschäftsbriefe, Rechnungen oder Buchungsbelege, die Ihre personenbezogenen Daten enthalten können. Diese Dokumente werden von uns aufbewahrt, um gesetzlich bestehenden Aufbewahrungspflichten nachzukommen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

Die Datenverarbeitung ist für die Durchführung eines Vertrags oder einer vorvertraglichen Maßnahme rechtmäßig (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. b). Das betrifft alle Vorgänge, die konkret mit dem Vertrag zusammenhängen (z. B. Speicherung Ihrer Stammdaten, Nutzung zur Angebots- und Rechnungserstellung, Nutzung zur Kommunikation). Weiterhin kann die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf unserem berechtigten Interesse beruhen (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f). Unsere berechtigten Interessen liegen vornehmlich in der vertraglichen Absprache mit Ihnen oder der Einsichtnahme in Vertragsvorgänge durch Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Die Zulässigkeit der Speicherung bestimmter Unterlagen und Informationen basiert auch auf der Erfüllung gesetzlicher Pflichten (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. c). Dies betrifft auch z. B. die Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter Dokumente.

Datenkategorien

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen der Geschäftsbeziehung übermitteln. Dabei handelt es sich um die folgenden Daten beziehungsweise Datenkategorien:
• Stammdaten (z. B. Name, Anrede, Titel, Funktions- oder Positionsbezeichnung)
• Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Postanschrift, Kontaktsprache)
• Kommunikationsdaten (z. B. Inhalte und Informationen zu persönlicher, telefonischer oder schriftlicher Kommunikation)
• Zahlungsdaten (z. B. Zahlungsdetails, Kontodaten, Rechnungsinformationen)

Weiterleitung Ihrer Daten

Innerhalb der Institute Dr. Schrader erhalten nur Personen Zugang zu Ihren vorgenannten personenbezogenen Daten, soweit sie diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen. Gegebenenfalls können insbesondere steuerlich relevante Dokumente, und daher auch die darin enthaltenen personenbezogenen Daten, an andere Unternehmen weitergegeben werden (z. B. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte). Letztgenannte Berufsgruppen unterliegen gemäß StGB § 203 einer standesrechtlichen Verschwiegenheitspflicht.

Wir arbeiten auch mit Dienstleistern zusammen, wie z. B. IT-Dienstleistern. Diese werden nur nach Weisung von uns tätig und sind vertraglich auf die Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet.

Wir leiten Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn Sie uns Ihre Einwilligung dazu erteilt haben (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. a), die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben, für die Weitergabe eine gesetzliche Verpflichtung besteht (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. c) oder dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Erfüllung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist.

Wir nutzen für die digitale Signatur von Verträgen und Dokumenten die Software DocuSign der DocuSign Inc., 221 Main St., Suite 1000, San Francisco, CA 94105, USA. Zu diesem Zweck verarbeitet DocuSign die durch Sie bei Nutzung des Dienstes eingegebenen Daten sowie Nutzungsdaten Ihres Endgeräts und transaktionsbezogene Daten. DocuSign speichert sämtliche personenbezogene Daten auf Servern innerhalb der EU. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) und f) DSGVO. Wir haben mit DocuSign einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch DocuSign finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von DocuSign. Zur Gewährleistung eines hohen Datenschutzniveaus und sog. angemessener Garantien hat sich DocuSign verbindliche interne Datenschutzvorschriften nach Art. 47 DSGVO gegeben, die Sie hier einsehen können: https://www.docusign.com/trust/privacy/binding-corporate-rules. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange, wie es zur Erfüllung der gesetzlichen und vertraglichen Pflichten erforderlich ist.

Dauer der Verarbeitung

Die erstmalige Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt im Rahmen der Vertragsanbahnung. Die Speicherdauer richtet sich insbesondere nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aus Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung. Sofern ein berechtigtes Interesse daran besteht, werden Unterlagen oder Datensätze auch länger aufbewahrt. Das betrifft beispielsweise Daten, die zur Einhaltung des Produkthaftungsgesetzes, verbindlicher Verwaltungsvorschriften wie den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gespeichert werden müssen. Daten aus Wirksamkeits- und Verträglichkeitsstudien werden 15 Jahre aufbewahrt.

Ihre Rechte als betroffene Person

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf:
• Auskunft über die Verarbeitung Ihrer Daten.
• Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten
• Einschränkung der Verarbeitung (nur noch Speicherung möglich)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerruf Ihrer gegebenen Einwilligung mit Wirkung auf die Zukunft
• Beschwerde bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde

Ihre zuständige Aufsichtsbehörde ist die Ihres Wohnorts. Eine Liste der Aufsichtsbehörden finden Sie hier: https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html