Datenschutzerklärung für Videokonferenzen

Institute Dr. Schrader

Datenschutzerklärung für Videokonferenzen

Zur Kommunikation mit unseren angehenden oder bestehenden Vertragspartnern nutzen wir das Videokonferenzsystem „Skype for Business“. Im Zusammenhang mit der Nutzung dieses Systems möchten wir Sie nachfolgend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren.

 

Gemeinsam Verantwortliche für die Durchführung von Videokonferenzen sind die Institute Dr. Schrader:

 

  1. Institut Dr. Schrader Hautphysiologie (Max-Planck-Str. 6, 37603 Holzminden, vertreten durch den Inhaber, Herrn Dr. Andreas Schrader, ebenda, Umsatzsteueridentifikationsnummer: DE 213 026 284), Telefon 05531/9313-0, Telefax 05531/9313-500, E-Mail info@schrader-institute.de, Internetauftritt schrader-institute.de

 

  1. Institut Dr. Schrader Creachem GmbH (Max-Planck-Str. 6, 37603 Holzminden, vertreten durch den Geschäftsführer, Herrn Dr. Andreas Schrader, ebenda, Umsatzsteueridentifikationsnummer: DE 116 005 338, HRB 110 402 AG Hildesheim), Telefon 05531/9313-0, Telefax 05531/9313-500, E-Mail info@schrader-institute.de, Internetauftritt schrader-institute.de

 

  1. Institut Dr. Schrader Beratungslabor (Max-Planck-Str. 6, 37603 Holzminden, vertreten durch den Inhaber, Herrn Dr. Andreas Schrader, ebenda, Umsatzsteueridentifikationsnummer: DE 213 026 284), Telefon 05531/9313-0, Telefax 05531/9313-500, E-Mail info@schrader-institute.de, Internetauftritt schrader-institute.de

 

  1. Institut Dr. Schrader Ancopharm (Max-Planck-Str. 6, 37603 Holzminden, vertreten durch den Inhaber, Herrn Dr. Andreas Schrader, ebenda, Umsatzsteueridentifikationsnummer: DE 213 026 284), Telefon 05531/9313-0, Telefax 05531/9313-500, E-Mail info@schrader-institute.de, Internetauftritt schrader-institute.de

 

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten:

postalisch gemäß o. g. Adresse, per E-Mail unter datenschutz@schrader-institute.de oder per Telefon unter 05531 / 9313-0.

 

Zwecke und Rechtsgrundlage

Die Konferenz-Tools werden genutzt, um mit angehenden oder bestehenden Vertragspartnern zu kommunizieren (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Des Weiteren dient der Einsatz der Tools der allgemeinen Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit uns bzw. unserem Unternehmen (berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

 

Welche Daten werden verarbeitet?

Wenn Sie mit uns per Video- oder Audiokonferenz via Internet kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und dem Anbieter des Konferenz-Tools erfasst und verarbeitet.

Das Konferenz-Tool erfasst dabei alle Daten, die Sie zur Nutzung des Tools bereitstellen/einsetzen (Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, Profilbild (optional)). Ferner verarbeitet das Konferenz-Tool die Dauer der Konferenz, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme an der Konferenz, Anzahl der Teilnehmer und sonstige „Kontextinformationen“ im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang (Metadaten).

Des Weiteren verarbeitet der Anbieter des Tools alle technischen Daten, die zur Abwicklung der Online-Kommunikation erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen, Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher sowie die Art der Verbindung.

Sofern innerhalb des Tools Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder in sonstiger Weise bereitgestellt werden, werden diese ggf. auf den Servern des Tool-Anbieters gespeichert. Zu solchen Inhalten zählen insbesondere Cloud-Aufzeichnungen, Chat-/ Sofortnachrichten, Voicemails, hochgeladene Fotos und Videos, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.

Werden Sie von uns zu einer Konferenz eingeladen, werden Ihre Daten auf unseren eigenen, an unserem Standort in Holzminden stehenden Servern verarbeitet.

 

Speicherdauer

In der Ereignisanzeige unseres verarbeitenden Servers werden Aktivitäten der Skype-Anwendung mitgeloggt (Start des Programms…). Die Parameter sind so eingestellt, dass wenn die Log-Datei eine Größe von 1MB erreicht, die ältesten Einträge gelöscht werden.

Weiterhin werden Verbindungseigenschaften mitgeloggt, um die Qualität der Verbindung beurteilen zu können / Fehler bei Störungen zu suchen. Die Vorhaltezeit dieses Logs beträgt 30 Tage. Danach werden die Daten gelöscht.

Bei dem von uns eingesetzten Produkt „Skype for Business“ ist die ‚Call of Detail Recording‘ Funktion deaktiviert. Sämtliche Aktivitäten während einer Online-Konferenz werden nicht aufgezeichnet.

Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die vom Betreiber des Konferenz-Tools zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei dem Betreiber des Konferenz-Tools (s. u.).

 

Weitergabe von Daten

Sofern die Institute Dr. Schrader durch eine explizite gesetzliche Regelung oder eine behördliche Anordnung zur Herausgabe bestimmter Informationen verpflichtet sind (DSGVO, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit c) oder ein berechtigtes Interesse eines Dritten vorliegt (DSGVO, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit f), werden die entsprechenden Daten an die anfragende Stelle weitergeleitet. Dies gilt im Falle des berechtigten Interesses eines Dritten nur dann, wenn im Rahmen einer Abwägung unsererseits nicht Ihre Interessen oder Grundrechte/Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

Des Weiteren kann in Ausnahmefällen eine Verarbeitung und auch Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich sein, um Ihre lebenswichtigen Interessen oder die einer anderen Person zu schützen (DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit d).

Eine darüberhinausgehende Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet nicht statt.

 

 

Nach der DSGVO haben Sie folgende Rechte:

 

Gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.

Gemäß Art. 16 DSGVO die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

Gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

Gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem nutzbaren Format zu erhalten.

Gemäß Art. 21 DSGVO haben Sie das Recht Widerspruch gegen unsere berechtigten Interessen einzulegen.

Gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Ihre zuständige Aufsichtsbehörde ist die Ihres Wohnorts. Eine Liste der Aufsichtsbehörden finden Sie hier: http://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

 

Eingesetzte Konferenz-Tools

Wir setzen folgende Konferenz-Tools ein:

  • Skype for Business

Anbieter ist Skype Communications SARL, 23-29 Rives de Clausen, L-2165 Luxembourg. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Skype: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement/.

– English version –

Privacy policy for video conferences

We use the video conference system “Skype for Business” for communication with our prospective or existing contractual partners. In connection with the use of this system we would like to inform you in the following about the processing of your personal data.

Institute Dr. Schrader have shared responsibility for the implementation of video conferences:

  1. Institut Dr. Schrader Hautphysiologie (Max-Planck-Str. 6, 37603 Holzminden, Germany, represented by the owner, Dr. Andreas Schrader, ibid., Sales Tax Identification No.: DE 213 026 284), Telephone: +49/5531/9313-0, Fax: +49/5531/9313-500, e-mail: info@schrader-institute.de, website:schrader-institute.de
  2. Institut Dr. Schrader Creachem GmbH (Max-Planck-Str. 6, 37603 Holzminden, Germany, represented by the managing director, Dr. Andreas Schrader, ibid., Sales Tax Identification No.: DE 116 005 338, HRB 110 402 AG Hildesheim), Telephone: +49/5531/9313-0, Fax: +49/5531/9313-500, e-mail: info@schrader-institute.de, website: www.schrader-institute.de
  3. Institut Dr. Schrader Beratungslabor (Max-Planck-Str. 6, 37603 Holzminden, Germany, represented by the owner, Dr. Andreas Schrader, ibid., Sales Tax Identification No.: DE 213 026 284), Telephone: +49/5531/9313-0, Fax: +49/5531/9313-500, e-mail: info@schrader-institute.de, website: www.schrader-institute.de
  4. Institut Dr. Schrader Ancopharm (Max-Planck-Str. 6, 37603 Holzminden, Germany, represented by the owner, Dr. Andreas Schrader, ibid., Sales Tax Identification No.: DE 213 026 284), Telephone: +49/5531/9313-0, Fax: +49/5531/9313-500, e-mail: info@schrader-institute.de, website: www.schrader-institute.de

 

You can reach our Data Protection Officer at the following contact details:

By postal address: see above, by e-mail: datenschutz@schrader-institute.de or by telephone: +49/5531 / 9313-0.

 

Purpose and legal basis

The conference tools are used to communicate with prospective or existing contractual partners (Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. b GDPR). Furthermore, the use of the tools serves to generally simplify and accelerate the communication with us or our company (legitimate interest in the sense of Art. 6 para. 1 lit. f GDPR).

 

Which data is processed?

If you communicate with us by video or audio conference via the Internet, your personal data will be collected and processed by us as well as by the provider of the conference tool.

The conference tool collects all data that you provide / use for using the tool (last name, first name, e-mail-address, your telephone number, profile picture (optional)). Furthermore, the Conference Tool processes the duration of the conference, the start and end (time) of participation in the conference, the number of participants and other “contextual information” related to the communication process (metadata).

Furthermore, the provider of the tool processes all technical data required for handling the online communication. This includes in particular the IP addresses, MAC addresses, device IDs, device type, operating system type and version, client version, camera type, microphone or loudspeaker as well as the type of connection.

In case that within the tool content is exchanged, uploaded or provided in any other way, it may be stored on the servers of the tool provider. Such content includes, in particular, cloud recordings, chat / instant messages, voice mails, uploaded photos and videos, files, whiteboards and other information that is shared while using the service.

If you are invited by us to a conference, your data will be processed on our own servers located at our location in Holzminden.

 

Storage period

In the event viewer of our processing server, activities of the Skype application are logged (start of the program…). The parameters are set in that way that when the log file reaches a size of 1 MB, the oldest entries are deleted.

Furthermore, connection properties are logged in order to assess the quality of the connection / to search for errors in case of malfunctions. The retention time of this log is 30 days. After that the data will be deleted.

For the product “Skype for Business” used by us, the ‘Call of Detail Recording’ function is deactivated. All activities during an online conference are not recorded.

We have no influence on the storage period of your data, which is stored by the operator of the conference tool for his own purposes. For details please contact the operator of the conference tool directly (see below).

 

Recipients or categories of recipients of the personal data

Insofar as Institut Dr. Schrader is obliged by an explicit legal regulation or an official order to disclose certain information (GDPR, Art. 6 para. 1 sentence 1 lit c) or a third party has a legitimate interest (GDPR, Art. 6 para 1 sentence 1 lit f), the corresponding data will be forwarded to the requesting party. In the case of a justified interest of a third party, this only applies if, in the course of a weighing up on our part, your interests or basic rights / freedoms that require the protection of personal data do not outweigh those of the requesting party.

Furthermore, in exceptional cases it may be necessary to process and also pass on your personal data in order to protect your vital interests or those of another person (GDPR, Art. 6 Par. 1 lit. d).

Your personal data will not be transferred to third parties beyond this.

 

 

Rights of the data subject

According to Art. 15 GDPR you have the right to obtain from us confirmation as to whether or not personal data concerning you are being processed.

In accordance with Art. 16 GDPR, you have the right to obtain from us without undue delay the rectification of inaccurate personal data concerning you.

In accordance with Art. 17 GDPR, you have the right to obtain from us the erasure of personal data concerning you without undue delay.

In accordance with Art. 18 GDPR, you have the right to obtain from us restriction of processing.

In accordance with Art. 20 GDPR, you have the right to receive the personal data concerning you, which you have provided to us, in a structured, commonly used and machine-readable format.

According to Art. 21 GDPR, you have the right to object, on grounds relating to your particular situation, at any time to processing of personal data concerning you which is based on point (e) or (f) of Article 6(1), including profiling based on those provisions.

According to Art. 77 GDPR, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority. Your competent supervisory authority is that of your place of residence.

 

Used conference tools

We use the following conference tools:

– Skype for Business

Provider is Skype Communications SARL, 23-29 Rives de Clausen, L-2165 Luxembourg. For details on data processing, please refer to Skype’s privacy policy: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement/.

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